So gestalten Sie Ihre Shopify-Rechnungen revisionssicher

Betreiben Sie einen Shopify-Shop international oder für B2B-Käufer? Dann müssen Ihre Rechnungen nicht nur professionell aussehen, sondern auch den gesetzlichen Standards entsprechen.

Von fehlenden Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bis hin zu nicht fortlaufenden Rechnungsnummern können kleine Fehler auf Rechnungen zu Steuernachzahlungen, Zahlungsverzögerungen oder gescheiterten Betriebsprüfungen führen. Und das Beste daran? Sie benötigen keine zusätzlichen Buchhaltungstools oder umständliche Workarounds, um alles zum Laufen zu bringen. Mit Order Printer Pro können Sie direkt in Shopify rechtskonforme Rechnungen erstellen.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Order Printer Pro steuerkonforme Rechnungen erstellen, damit Sie die regionalen Vorschriften einhalten und Ihre Geschäftstätigkeit reibungslos gestalten können.

Warum Shopify-Händler konforme Rechnungen benötigen

Die Einhaltung der Rechnungsrichtlinien ist nicht nur eine Formalität, sondern eine gesetzliche Verpflichtung, insbesondere wenn Sie:

• Verkauf an internationale Kunden (EU, Kanada, Australien usw.).
• Wir bedienen B2B-Kunden, die eine detaillierte Steueraufschlüsselung erwarten.
• Sie müssen Unterlagen für Steuererklärungen, Prüfungen oder die Buchhaltung vorlegen.

Angenommen, Sie verkaufen an ein Unternehmen in Deutschland. Fehlt auf Ihrer Rechnung die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers oder ist das Reverse-Charge-Verfahren nicht angegeben, kann sie abgelehnt werden und es können Bußgelder wegen Nichteinhaltung der Vorschriften verhängt werden.

Mit der richtigen Konfiguration lässt sich all das vermeiden. Schauen wir uns das genauer an.

Schritt 1: Fügen Sie die wichtigsten Geschäfts- und Kundeninformationen hinzu.

Jede vorschriftsmäßige Rechnung muss die vollständigen rechtlichen Namen und eingetragenen Adressen sowohl des Verkäufers als auch des Käufers sowie Steueridentifikationsnummern wie Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, GST-Nummern oder ABN-Nummern enthalten.

Was ist in Order Printer Pro zu tun?

• Geben Sie in den Vorlageneinstellungen Ihren vollständigen Firmennamen, Ihre Adresse und Ihre Steueridentifikationsnummern ein.
• Stellen Sie sicher, dass die Felder für die Rechnungsadresse und die Steuer-IDs korrekt aus den Kundenbestellungen übernommen werden.

💡 Profi-Tipp:

Schritt 2: Fortlaufende, nicht bearbeitbare Rechnungsnummern einrichten

Die Finanzbehörden verlangen, dass Rechnungen fortlaufend nummeriert und nach der Ausstellung unveränderlich sind. Lücken oder Duplikate können bei Betriebsprüfungen zu erheblichen Problemen führen.

So hilft Order Printer Pro:

• Generiert automatisch eindeutige, gesperrte Rechnungsnummern.
• Verhindert das Bearbeiten oder Duplizieren der Rechnung nach deren Erstellung.
• Hält Ihre Rechnungshistorie übersichtlich und revisionsfreundlich.

Schritt 3: Produkt- und Steuerpositionsdetails hinzufügen

Auf Rechnungen sollten Produktbeschreibungen, Mengen, Einzelpreise und die jeweils geltenden Steuersätze klar aufgeführt sein. Wenn Sie international verkaufen, umfasst das auch Dinge wie steuerfreie oder steuerbefreite Artikel.

So geht's in Order Printer Pro:

• Passen Sie die Vorlagen so an, dass die Steuer pro Artikel, die Zwischensumme und die insgesamt erhobene Mehrwertsteuer angezeigt werden.
• Verwenden Sie bedingte Logik, um die Steuerarten basierend auf dem Land des Kunden anzuzeigen.
• Fügen Sie bei Bedarf Felder für Steuerbefreiungen oder Hinweise zum Reverse-Charge-Verfahren hinzu.

💡 Reales Anwendungsbeispiel:

Schritt 4: Zahlungsbedingungen und Fälligkeitstermine deutlich anzeigen

Insbesondere bei B2B-Bestellungen sollten auf den Rechnungen die akzeptierten Zahlungsmethoden, die Fälligkeitstermine sowie etwaige Skonti oder Mahngebühren angegeben werden.

Mit Order Printer Pro können Sie:

• Fügen Sie benutzerdefinierte Felder für „Fälligkeitsdatum“, „Zahlungsbedingungen“ oder „Verspätungsgebührenregelung“ hinzu.
• Diese Informationen sollen automatisch auf jeder versendeten oder heruntergeladenen Rechnung angezeigt werden.
• Lokalisieren Sie diesen Inhalt basierend auf dem Standort oder den Schlagwörtern des Kunden.

Schritt 5: Rechnungen nach Region oder Kundentyp anpassen

Sie verkaufen in mehreren Ländern oder sowohl an B2B- als auch an B2C-Kunden? Dann müssen Sie Ihre Rechnungen an die geltenden Steuervorschriften, Währungen und rechtlichen Bestimmungen anpassen.

So gelingt dies effizient:

• Mehrere Rechnungsvorlagen in Order Printer Pro einrichten .
• Weisen Sie Vorlagen basierend auf Kundentag, Land oder Auftragsart zu .
• Fügen Sie gegebenenfalls regionsspezifische Formulierungen hinzu (z. B. „Steuerbefreit“ oder „Zahlungsziel 30 Tage“).

💡 Beispiel:

Schritt 6: Testen und überprüfen Sie Ihre Vorlagen

Bevor Sie live gehen, überprüfen Sie Ihre Vorlagen auf Richtigkeit.

• Führen Sie Testbestellungen mit verschiedenen Kundentypen durch (Einzelhandel, Großhandel, EU B2B).
• Prüfen Sie, ob die Steuerberechnungen, die Zahlenformatierung und die Geschäftsinformationen korrekt angezeigt werden.
• Beachten Sie Sonderfälle wie Teillieferungen, Rückerstattungen und Bestelländerungen.

Schritt 7: Vorlagen bei Änderungen der Steuergesetze aktualisieren

Vorschriften ändern sich. Um die Vorschriften einzuhalten:

• Verfolgen Sie die Aktualisierungen der Steuerbehörden in Ihren wichtigsten Märkten.
• Lassen Sie die Rechnungsformatierung von Ihrem Steuerberater überprüfen.
• Aktualisieren Sie Ihre Vorlagen nach Bedarf und erstellen Sie Sicherungskopien älterer Versionen.

Praxisbeispiel: Eine globale B2B-Hautpflegemarke

Einzelhandelskäufer (USA):

• Sieht eine einfache Rechnung mit Zwischensumme, lokaler Steuer und Gesamtbetrag.
• Firmenname und Versandinformationen wurden von Shopify übernommen.
• Bezahlung erfolgt sofort per Kreditkarte.

B2B-Käufer (Deutschland, gekennzeichnet mit EU-B2B):

• Sieht die Formulierung zum Reverse-Charge-Verfahren, die Nettozahlungsbedingungen und das Feld für die Mehrwertsteuer des Käufers.
• Die einzelnen Positionen beinhalten die korrekte Mehrwertsteuerbehandlung und die Währung (EUR).

Die Rechnungs-ID ist gesperrt und fortlaufend, was die Jahresabschlussprüfung erleichtert.

Bereit für ein Upgrade Ihrer Rechnungen?

Mit Order Printer Pro können Sie:

• Automatische Erstellung steuerkonformer Rechnungen.
• Passen Sie Vorlagen für jede Region oder jeden Kundentyp individuell an.
• Rechnungsnummern sperren und für saubere Aufzeichnungen sorgen.
• Reduzieren Sie Ihr Prüfungsrisiko und bleiben Sie rechtlich abgesichert.

Testen Sie Order Printer Pro kostenlos